"Les archives sont l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l'exercice de leur activité" (Code du patrimoine, art. L.211-1, modifié par la loi du 15 juillet 2008, art. 1 et 2).

Il faut donc distinguer :

• les archives : documents créés, reçus et conservés à titre de preuve et d'information dans l'exercice de vos activités

de

• la documentation : imprimés, publications officielles, journaux et revues qui sont largement diffusés et ne témoignent pas de l'activité de votre service

Le directeur des Archives départementales est chargé, au nom du ministre chargé des archives, sous l'autorité du préfet, du contrôle scientifique et technique de l'État sur les archives des services déconcentrés de l'État (Code du patrimoine, art. L. 212-10, modifié par la loi du 15 juillet 2008, art. 10).

Dans un premier temps, préserver et organiser

· Sur un plan matériel :

• local dédié exclusivement à l’archivage
• choix de l’emplacement dans un environnement adapté (ex : pas en zone inondable…)
• résistance au sol des planchers
• limitation des variations de température et d’hygrométrie
• protection contre l’incendie, l’intrusion
• restriction d’accès (local fermant à clé)
• équipement en rayonnages métalliques
• salubrité des locaux

· Sur un plan fonctionnel :

Les dossiers doivent être clairement identifiés e t ordonnés, pour faciliter les recherches au quotidien et opérer les tris ultérieurs.

Mais un local adapté et des archives organisées ne sont pas suffisants : sans traitement, les accroissements de dossiers entraineront une saturation, des difficultés de recherche voire des pertes.

Un impératif : le tri avant qu'il ne soit trop tard... et avec discernement

Les archives doivent être conservées un certain nombre d’années (Délai d’Utilité Administrative ou DUA) afin d’assurer la continuité de service et de faire foi en cas de contentieux.

La plupart des délais de prescription, variables selon l’origine et la nature des documents, sont fixés par la loi. Les instructions de tri sont consultables sur le site du Service interministériel des Archives de France.

Vous rencontrez une difficulté : document sans indication de délai légal, modalités de tri complexes,… contactez-nous.

Mes dossiers ont dépassé leur DUA et ne sont plus utiles pour mon service. Que dois-je en faire ?

S’ils ne présentent plus d’intérêt administratif, ils ont peut-être une valeur patrimoniale !

Il vous appartient donc de séparer les archives historiques à verser aux Archives départementales de celles qui sont éliminables.

La destination des dossiers figure le plus souvent dans les instructions de tri, dans une colonne intitulée « sort final ». En l'absence d'outil réglementaire, le sort final est déterminé avec les Archives départementales.

► les archives sont éliminables mais...

Attention ! Toute élimination d'archives publiques est interdite sans visa préalable du directeur des Archives départementales (décret n°79-1037 du 3 décembre 1979).

Je liste donc les archives que je souhaite détruire (type de dossiers, dates et volume en mètres linéaires) sur un formulaire réglementaire, le bordereau d’éliminations.

J’adresse ce bordereau aux Archives départementales, en trois exemplaires originaux signés ; je ne pourrai procéder à la destruction qu'à réception du visa.

► Les archives ne sont pas éliminables :

La préparation du versement des archives historiques, au terme du délai de conservation, vous appartient. Cela inclut la préparation des boîtes, la rédaction d’un bordereau de versement, et le transfert physique des archives vers les Archives départementales.

Les archives sont un outil vivant : à la fois matériau de la recherche historique, preuves de droits, garantes de la mémoire individuelle et collective.  Elles sont consultables sous certaines conditions par les citoyens et, sur simple demande, par le service qui les a produites.

Je souhaite consulter mes dossiers :

• sur place : les horaires d'ouverture, les conditions d'accès en salle de lecture
  

• en les empruntant : il vous suffit de remplir et nous transmettre un formulaire de prêt pour le ou les dossiers dont vous avez besoin, en indiquant leur cote. Ils seront à récupérer auprès de notre secrétariat.

Je recherche un document ou une information précise, mais je ne sais pas comment m’y prendre :

Nous pouvons procéder à des recherches ciblées et d’ordre ponctuel. Seules les reproductions éventuelles vous seront facturées. Il vous suffit de nous contacter par téléphone ou par mail :

cecile.forestier@cg01.fr ou coralie.dupuys@cg01.fr

Vous souhaitez savoir ce que sont les archives et vos responsabilités en tant que producteur ? Vous ne savez pas comment classer ou trier vos archives ?

Nous organisons, selon vos besoins, des sessions de formation d'une à plusieurs heures. Elles peuvent se dérouler au sein de votre service, ou aux Archives départementales si vous souhaitez découvrir le lieu de conservation de vos archives et son fonctionnement.